Enrolação? Nunca mais! Saiba como fazer reuniões produtivas.

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Mesmo presentes na rotina de qualquer empresa, realizar reuniões produtivas parece um desafio comum enfrentado por muitas delas. Normalmente, saímos desses encontros cansados e com sentimento de que o tempo gasto poderia ser colocado em outras prioridades. Se isso acontece com você ou no seu ambiente de trabalho, continue a leitura e descubra como isso pode ser mudado!

Usadas para fazer alinhamento de estratégia, acompanhamento de resultados, definição de metas, troca de feedbacks, brainstorms, treinamentos e tantas outras atividades, é importante que as reuniões sejam feitas de forma eficiente. Para isso, o primeiro passo é entender o que afeta sua produtividade e adotar métodos que minimizem esses fatores.

O principal motivo para ter uma reunião improdutiva é a falta de organização desse encontro. Quando não estruturada de forma correta, fica difícil compreender os objetivos, focar nos assuntos necessários e, consequentemente, o tempo de duração aumenta e o engajamento de seus participantes diminui.

Quer saber como mudar esse cenário? Colocamos abaixo as melhores práticas para fazer reuniões produtivas — algumas usadas pelo próprio Steve Jobs — e aproveitar melhor seu tempo no trabalho. Confira!

Grupo pequeno

Começando com algo usado pelo criador da Apple, reuniões com grupos pequenos tendem a ser mais produtivas e gerar melhores resultados para o time. Isso acontece porque quando somente pessoas diretamente responsáveis e envolvidas em um projeto se reúnem, elas tendem a ser mais focadas e motivadas, resolvendo os objetivos de forma mais ágil.​

Simplicidade

A simplicidade também deve ser buscada durante uma reunião — quanto mais simples e fácil um processo, menos tempo ele toma de seus participantes. Esse era outro lema de Steve Jobs, não apenas para seus encontros com outros profissionais, mas também na criação de seus produtos.

Sendo assim, é indicado questionar os processos e burocracias presentes em suas reuniões, identificando uma estrutura que facilite sua execução de forma simples e clara. Uma dica é que os participantes tenham acesso ao conteúdo discutido antes do encontro, levando para ele seus insights e questões.

Encontros presenciais

Mesmo que o mundo esteja cada vez mais conectado e digital, é importante que encontros presenciais sejam mantidos. Segundo Jobs, “a criatividade vem de encontros espontâneos, de discussões aleatórias” — entrevista dada ao Harvard Business Review.

Por esse motivo, é fundamental que, mesmo com uma boa estrutura, esses momentos sejam incentivados em suas reuniões, permitindo que os participantes discutam e troquem conhecimento rico sobre o tema discutido.

Descarte do power point

Outro erro que compromete as reuniões produtivas é o uso do power point como ponto central de fala dos participantes, limitando suas ideias e pensamentos. Para o criador da Apple, essa ferramenta não é necessária quando os participantes sabem do que estão falando e mais atrapalha do que ajuda. 

Sendo assim, os recursos multimídia não devem ser usados como o centro da reunião e sim somente como um suporte do material. Dessa forma, a discussão fica mais fluida e criativa, gerando melhores resultados.​

Responsabilidade

Outra prática usada por Steve Jobs era a nomeação de uma responsável direto por cada projeto, chamado por ele de DRI  —​ directly responsible individual. Durante uma reunião, esse profissional fica responsável por coletar ideias e atribuir atividades, evitando que elas sejam perdidas em uma discussão.

Follow-up

Por fim, é importante lembrar de fazer o follow-up de cada reunião, alinhando o que foi discutido e as atividades que foram criadas. Para isso, é indicado que uma pauta seja realizada durante os encontros e alguém fique responsável por seu envio posterior aos participantes.

Viu como ter reuniões produtivas não é um problema tão complicado de resolver? Basta que sua equipe mantenha a organização e siga as dicas listadas nesse artigo.

Agora queremos saber de você, conta para a gente se já conhecia essas práticas para ter reuniões produtivas na empresa. Existe alguma dica que não falamos? Comente aqui e ajude outros profissionais do mercado!

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